Co to jest KSeF?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur od Ministerstwa Finansów, to rozwiązanie umożliwiające przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych w prosty sposób. System ten nie tylko pozwala na przechowywanie i sprawdzanie faktur w sieci. E-faktury w ramach KSeF będą funkcjonowały obok tradycyjnych faktur papierowych i elektronicznych, a ich użycie stanie się normą w obrocie gospodarczym dla większości przedsiębiorców.
Korzyści, jakie obiecuje Ministerstwo Finansów:
- Brak konieczności archiwizacji faktur – będą przechowywane w systemie.
- Szybszy zwrot VAT (40 dni zamiast 60).
- Łatwiejszy dostęp do dokumentów przez urząd skarbowy.
Harmonogram wprowadzania KSeF
I etap – od 1 lutego 2026 r.
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł.
II etap – od 1 kwietnia 2026 r.
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie:
- Firmy, które wystawiają faktury dla innych przedsiębiorców (B2B) i których miesięczna wartość sprzedaży przekracza 10 000 zł.
- Nie ma znaczenia forma prawna – dotyczy to JDG, spółek cywilnych, spółek kapitałowych itp.
- Obowiązek dotyczy faktur sprzedażowych – również zaliczek i korekt.
Co to oznacza w praktyce?
- Jeśli Twoja sprzedaż w danym miesiącu przekroczy 10 tys. zł, musisz wystawiać faktury w KSeF od tego momentu.
- Jeśli sprzedajesz głównie osobom fizycznym (B2C), KSeF nie jest jeszcze obowiązkowy – chyba że sprzedajesz także firmom.
III etap – od 1 stycznia 2027 r.
Obowiązek obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców, w tym:
- Mikrofirmy i JDG z przychodami poniżej 10 tys. zł miesięcznie.
- Podmioty, które sporadycznie wystawiają faktury firmom.
- Podatników na działalności nierejestrowanej, jeśli wystawiają faktury na rzecz innych przedsiębiorców.
Co to oznacza?
- Nawet jeśli wystawiasz jedną fakturę B2B w roku, od stycznia 2027 będziesz musiał zrobić to przez KSeF.
Krajowy System e-Faktur i współpraca z naszą Kancelarią
Z dniem 1 luty 2026 roku Ci z Państwa, którzy dokonają zakupu towarów lub usług od największych Polskich dostawców – zwykle nie otrzymacie już dotychczasowej papierowej faktury a jedynie potwierdzenie dokonania transakcji. Sprzedawca w trybie online lub najpóźniej do końca dnia następnego prześle Państwa fakturę do Krajowego Sytemu E-Faktur (KSEF) i tylko w tej bazie będzie ona widoczna i możliwa do podglądu lub pobrania w pliku .xml.
Od 1 kwietnia już zdecydowana większość z Państwa będzie musiała sama wystawiać faktury elektroniczne i przesyłać je do bazy KSEF. Nawet podatnicy zwolnieni z VAT jeśli wystawiają faktury na rzecz podatników będą musieli wystawiać je przesyłać do bazy KSEF.
Wyjątkiem są faktury na rzecz osób fizycznych – konsumentów, tutaj będzie dobrowolność korzystania z KSEF.
W związku z powyższym oprogramowanie, w którym wystawiacie faktury musi współpracować z KSEF, większość dostępnych aplikacji online (Infakt, Fakturownia, Faktura XL, itd.) już tę funkcjonalność posiada. Za darmo można faktury KSEF już wystawiać e rządowej aplikacji e-mikrofirma oraz bezpośrednio w samej aplikacji KSEF. Faktury wysłanej do systemu KSEF nie można już w jakikolwiek sposób zmieniać, pozostaje tylko wystawienie faktury korygującej do faktury wcześniej przesłanej do KSEF.
Aby z bazy KSEF korzystać należy mieć do niej uprawnienia:
- Osoby fizyczne (JDG) mają je już nadane i mogą logować się (link poniżej) do systemu uwierzytelniając swoje dane profilem zaufanym, docelowo również bankiem i m-obywatelem. Ci z Państwa, którzy jeszcze nie posługują się profilem zaufanym prosimy o pilne działanie w tym temacie.
- Spółki, stowarzyszenia i organizacje – muszą najpierw złożyć do urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA, w którym nadadzą uprawnienia do korzystania z KSEF swojemu reprezentantowi, który po przetworzeniu zawiadomienia będzie miał pełny dostęp do KSEF.
Na konkretne pytania dotyczące tych zmian odpowie księgowy Państwa rozliczający.
Link do zalogowania do KSEF: